Während des gesamten Erarbeitungsprozesses des integrierten digital-städtebaulichen Entwicklungskonzepts (IDEK) sollte ausreichend und vielseitig beteiligt werden. Die Entscheidung darüber, welche Beteiligungsform für welchen Prozessschritt genutzt wird, ist immer an dem Beteiligungsziel und der zu adressierenden Zielgruppe auszurichten. Gleiches gilt für die Ansprache: Die Abwägung zwischen fachlicher Tiefe und Niedrigschwelligkeit der zu behandelnden Inhalte sollte so erfolgen, dass eine einfache und zielführende Kommunikation befördert wird. Es ist wichtig, keine Bevölkerungsgruppen durch rein digitale bzw. rein analoge Beteiligungsformate vom IDEK-Erarbeitungsprozess auszuschließen. Einflussmöglichkeiten und Handlungsspielräume der Teilnehmenden sollten für jeden Beteiligungsbaustein klar kommuniziert werden. Im Anschluss an die Veranstaltung bzw. den Beteiligungstermin sollten die Ergebnisse entsprechend der Zielgruppe des Formats verständlich und nachvollziehbar dokumentiert und allen zur Verfügung gestellt werden.

Beteiligungsformen können passiv, aktiv oder aufsuchend sein: Aktive Beteiligung lädt zum Selbstgestalten und Mitwirken ein, beispielsweise um gemeinsam gezielt Inhalte zu erarbeiten oder co-kreativ Ergebnisse zu entwickeln. Passive Formate dienen eher der Information über den aktuellen Stand oder der Bewertung bzw. dem Einholen von Feedback. Mit aufsuchenden Beteiligungsformen werden Zielgruppen erreicht, die normalerweise nicht an Beteiligungsmöglichkeiten teilnehmen. Der Austausch kann dann sehr viel lockerer und niedrigschwelliger gestaltet werden als mit anderen Formaten.

Zusätzlich zu den Beteiligungsformen sollte der IDEK-Prozess durch Öffentlichkeitsarbeit begleitet werden. In regelmäßigen Abständen sollte über den aktuellen Prozessstand informiert werden, um Transparenz zu schaffen und eine gewisse Öffentlichkeitswirksamkeit zu erzeugen. Eine gelungene Öffentlichkeitsarbeit ist auf die Aktivierung der Öffentlichkeit ausgerichtet und wirkt als Einladung zur Mitwirkung am Erarbeitungsprozess. Ähnlich wie bei der Beteiligung sollten unterschiedliche Medien und Formate genutzt werden, um eine große Reichweite für die zu transportierenden Inhalte zu erzeugen. Hier sollten analoge und digitale Formen der Öffentlichkeitsarbeit miteinander verbunden werden. Beispielsweise bieten sich Social-Media-Posts, ein aktueller Internetauftritt oder Newsletter als digitale Information auf der einen Seite und Aushänge, Informationstexte in Amtsblättern und die Einbindung von sozialen Stakeholdern (z. B. Lokalpolitik oder soziale Infrastrukturstandorte) im Bezugsraum zur breiten Streuung von Informationen auf der anderen Seite an. Mit Social-Media-Aufrufen wird eine größere Reichweite erzeugt, insbesondere jüngere Zielgruppen lassen sich so besser ansprechen als über analoge Medien. Der Informationsgehalt solcher Formaten ist jedoch stark begrenzt, daher sollten sie eher aktivierend genutzt und mit anderen Formen der Öffentlichkeitsarbeit kombiniert werden.

Möglichkeiten der Beteiligung

Sowohl in Hinblick auf die Beteiligungsziele als auch -formate stehen der Verwaltung und dem beauftragten Planungsteam eine Vielzahl an Beteiligungsmöglichkeiten zur Auswahl. Sowohl das gewünschte Beteiligungsziel, als auch die Frage, inwiefern sich ein Format für die digitale, hybride oder analoge Durchführung eignet, sollten vorab geklärt werden.

Beteiligungsziele

Die mit der Beteiligung verfolgten Ziele können von der Information bis zur Co-Kreation reichen

Beteiligen, um über den aktuellen Stand zu informieren

Eines der gängigsten Beteiligungsziele stellt die Aufklärung und Information der Öffentlichkeit dar, um interessierte und betroffene Personengruppen zu laufenden Prozessen in Kenntnis zu setzen sowie Missverständnisse und Unklarheiten vorwegzunehmen. Im Rahmen der IDEK-Erarbeitung eignen sich Informationsveranstaltungen beispielsweise für die Präsentation wesentlicher Meilensteine im Prozess oder als Auftakt- oder Abschlussveranstaltung. Die Ausgestaltung dieses Formats kann zum Beispiel als klassische Öffentlichkeitsveranstaltung mit Vortrag und Podiumsdiskussion, aber auch als World Café, Stadtspaziergang oder (digitaler) Ausstellungsrundgang erfolgen.

Beteiligen, um Feedback einzuholen und Inhalte bewerten zu lassen

Die Bewertung und Kommentierung von erarbeiteten Inhalten stellt einen wichtigen Beteiligungsschritt dar, mit dem sichergestellt wird, dass die Ergebnisse der Beteiligung die Bedarfe und das Alltagswissen der Bevölkerung im Bezugsraum ausreichend widerspiegeln. Bei der Ausgestaltung dieses Formats findet jedoch meist wenig Austausch zwischen den Erstellenden der zu bewertenden Inhalte und den Bewertenden selbst statt. Sollte diese Einseitigkeit in der Gestaltung des Beteiligungsbausteins nicht gewünscht sein, eignet sich eventuell ein anderes Format, wie z. B. ein interaktiver Workshop, besser.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um gezielt Feedback einzuholen. Größere Gemeinden besitzen oftmals digitale Beteiligungstools und -plattformen, mit denen Inhalte dargestellt werden können und die über eine Oberfläche zur Bewertung verfügen. Auch die Durchführung von digitalen oder analogen Befragungen kann wichtige Erkenntnisse zum Bezugsraum und dem Alltagswissen der Anwohnenden liefern. Fragebögen können durch Mapping-Module ergänzt werden, mithilfe derer Teilnehmende Anmerkungen im Raum verorten können. Expert/-innen- und Tiefeninterviews sind zwar zeitaufwendig, können aber wichtiges Detailwissen übermitteln und Ansprechpersonen für kommende Prozessschritte aktivieren. Auch das gezielte Aufsuchen von Jugendlichen an gängigen Treffpunkten oder an Standorten sozialer Infrastrukturen wie Quartiersbüros oder die Durchführung von Stammtischgesprächen können als aufsuchende Formate wichtige Hinweise für den IDEK-Prozess liefern.

Beteiligen, um gemeinsam gezielt Inhalte zu erarbeiten

Für wichtige strategische Entscheidungen im Erarbeitungsprozess ist es sinnvoll, interaktive Beteiligungsformen zu nutzen, bei denen in einem klar definierten Rahmen gemeinsam Inhalte erarbeitet werden. Beispiele hierfür sind interaktive Workshops oder Werkstattformate. Für den Erfolg solcher Formate ist die Zusammensetzung der Teilnehmenden (z. B. die Auswahl von Stakeholdern), die Workshoplänge und -größe sowie die (methodische) Vorbereitung essenziell.

Beteiligen, um co-kreativ Ergebnisse zu entwickeln

Co-kreative Erarbeitungsprozesse zeichnen sich dadurch aus, dass den Teilnehmenden ein hohes Maß an Freiraum und Kontrolle über die zu erarbeitenden Inhalte gegeben wird. Ziel ist es, dass sich die Mitwirkenden das Format so zu eigen machen, dass sie damit effektiv Ergebnisse produzieren können. Dazu kann beispielsweise das Aufbauen eigener Kommunikations- und Arbeitsstrukturen, die Durchführung eigener Treffen sowie das Ergreifen eigener Initiativen zählen. Mit der Entscheidung für co-kreative Beteiligungsbausteine gibt das Planungsteam einen gewissen Entscheidungsspielraum ab und eröffnet der interessierten Öffentlichkeit und Alltagsexpert/-innen damit, kreative und kontextbezogene Zugänge und Lösungsansätze zu entwickeln. Gelingt diese Beteiligungsform, kann sie für alle Beteiligten einen großen Mehrwert erzeugen. Dafür müssen gewisse Rahmenbedingungen klar definiert werden. Beispielsweise ist es wichtig, den Gestaltungsspielraum deutlich aufzuzeigen und abzugrenzen.

Im Sinne eines Erwartungsmanagements sollten Bedürfnisse und Ziele des Beteiligungsbausteins transparent kommuniziert werden. Darüber hinaus benötigen co-kreative Prozesse insbesondere zu Beginn ein hohes Maß an Moderation und Koordination, die sowohl in die Zeitschiene als auch in die Kosten des IDEKs eingeplant werden sollten. Auch die Umsetzbarkeit und Finanzierung der erarbeiteten Inhalte sollte im Prozess überprüft und sichergestellt werden, damit die Beteiligungsergebnisse nicht verloren gehen. Das hohe Identifikationspotenzial mit den erarbeiteten Ergebnissen und die Autorenschaft der Erarbeitenden ist eine große Chance für die Sicherstellung der personellen Betreuung und den Erfolg der Umsetzung. Die Auswahl der Teilnehmenden des Bausteins sollte entweder systematisch, beispielsweise in Form einer Akteursanalyse, oder randomisiert erfolgen, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten und Gefühlen der Benachteiligung vorzubeugen. Als Formate für dieses Beteiligungsziel kommen beispielsweise Beiräte, Raumlabore oder räumliche Interventionen und Aktionen infrage.

Digitale, hybride und analoge Beteiligungsformate

Nicht nur die Entscheidung für das Beteiligungsziel, sondern auch die Wahl zwischen digitalen oder analogen Beteiligungselementen sollte bewusst getroffen werden

Digitale Formate

Digitale Beteiligungsformate bieten viele Vorteile, bei der Umsetzung sollten jedoch ein paar Aspekte berücksichtigt werden, damit die Beteiligung gelingt. Einer der größten Vorteile bei der Nutzung dieses Formats ist, dass die Hemmschwelle für eine Teilnahme sehr viel niedriger ist als bei der analogen Beteiligung. Da (lange) Anfahrtswege wegfallen, auch immobilen Personen eine Teilnahme in den eigenen vier Wänden ermöglicht wird, keine Kinderbetreuung sichergestellt werden muss oder einfach eine bessere Eintaktung in den Alltag möglich ist. So kann eine potenziell größere Gruppe an Teilnehmenden erreicht werden. Dieser Effekt wird dadurch verstärkt, wenn die Inhalte auch im Nachgang an die Veranstaltung zugänglich gemacht werden, beispielsweise durch Videoaufnahmen oder die Aufbereitung einer digitalen Dokumentation. Für eine Teilnahme muss der Zugang zu digitalen Geräten sichergestellt werden. Gerade für ältere Menschen, aber auch für andere Personengruppen stellt dies einen möglichen Hinderungsgrund für eine Teilnahme dar. Neben der Nutzung von Endgeräten kann auch das Tool, mit dem die Veranstaltung übertragen bzw. durchgeführt wird, Unsicherheiten erzeugen, insbesondere dann, wenn es nicht gängig ist. Dies gilt analog für die Teilnahme an hybriden Beteiligungsformaten. Eine weitere Herausforderung ist die Gewährleistung von Datenschutz und Cybersicherheit bei der Durchführung von digitalen bzw. hybriden Veranstaltungsformaten. Bei Bedenken hinsichtlich dieser Faktoren sollten sich das Planungsteam und die Verwaltung über nötige Vorkehrungen, die vor der Durchführung des Beteiligungsbausteins zu treffen sind, beraten lassen.

Hybride Formate

Hybride Formate verbinden gezielt digitale und analoge Beteiligungselemente miteinander. Darunter fallen sowohl Veranstaltungen, bei denen sowohl eine Teilnahme vor Ort als auch digital möglich ist, als auch der bewusste Einsatz digitaler und interaktiver Tools bei analogen Beteiligungsformaten. Die Durchführung von hybriden Beteiligungen erfordert viel Koordinierung und eine geschulte Moderation, um sowohl den erfolgreichen digitalen als auch den analogen Veranstaltungsablauf sicherzustellen. Hybride Beteiligungsbausteine erlauben den Teilnehmenden, sich für das Format zu entscheiden, das ihren Bedürfnissen bzw. Voraussetzungen am besten entspricht. Damit wird eine größere Breite an möglichen Teilnehmenden erreicht. Der Einsatz digitaler Elemente wie Echtzeit-Abstimmungsmöglichkeiten ergänzt herkömmliche Formate abwechslungsreich und spielerisch (Stichwort Gamification). Manche Inhalte können durch digitale Elemente, wie durch interaktive Raummodelle, besser visualisiert und damit konkreter diskutiert werden. Die Bandbreite der technischen Möglichkeiten (High- vs. Low Tech) sollte der Bedeutung des Beteiligungsbausteins im Gesamtprozess angepasst werden.

Analoge Formate

Analoge Beteiligungsformate erfordern keine technischen Voraussetzungen für eine Teilnahme, aber einen höheren Planungsaufwand in der Durchführung, insbesondere was die Auswahl und Vorbereitung des Veranstaltungsorts und die allgemeine Organisation angeht. Analoge Formate erfordern auch ein höheres Engagement der Teilnehmenden. Für manche Personengruppen ist der direkte Austausch in Präsenz angenehmer als eine digitale Teilnahme, da Präsenzveranstaltungen dem Gefühl der Anonymität vorbeugen. Darüber hinaus kann der Austausch zwischen den Teilnehmenden organischer gewährleistet werden als bei digitalen Formaten. Auch Diskussionen können meist lebendiger und effektiver geführt werden.

Weitere Informationen zur Bürgerbeteiligung bei städtebaulichen Planungen und Projekten finden Sie im Leitfaden des Bayerischen Staatsministeriums für Wohnen, Bau und Verkehr (hier klicken).

Praxisbeispiel: Ein digitaler Marktplatz für das Nördliche Fichtelgebirge

Im Rahmen des IDEK-Erarbeitungsprozesses im Nördlichen Fichtelgebirge wurden sowohl digitale als auch analoge Beteiligungsformate durchgeführt. Das Planungsteam führte unter anderem aufsuchende Beteiligungsformen mit unterschiedlichen Altersgruppen durch: Im Rahmen einer Camper-Tour durch neun Kommunen in Altersheimen, Stammtischen und Jugendtreffs wurden intensive Gespräche mit Anwohnenden geführt, um auf eine niedrigschwellige Weise das Alltagswissen der Anwohnenden zu erfassen und auf Augenhöhe ins Gespräch zu kommen. Alleinstellungsmerkmal des Projekts ist der digitale Marktplatz als interaktive Websiteoberfläche, mit dem auch Beteiligungsmodule durchgeführt wurden. Auf dem digitalen Marktplatz können die IDEK-Inhalte leicht verständlich nachvollzogen werden.

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Praxisbeispiel: In Füssen und Schwangau wurde ein Leitbildspiel vor Ort konzipiert

In Füssen und Schwangau wurde mit dem Leitbildspiel ein interessantes Beteiligungsformat gewählt: Der Leitbildworkshop fand vor Ort an mehreren Stationen entlang einer vorab festgelegten Route statt. Teilnehmende konnten an einer oder mehreren Stationen teilnehmen und zu unterschiedlichen Themenfeldern ins Gespräch kommen. Ziel des Beteiligungsbausteins war die Schärfung der Leitbildideen, darüber hinaus wurde aber auch die Möglichkeit zur gemeinsamen diskursiven Maßnahmensammlung gegeben. Das Format des Beteiligungsbausteins besticht durch seine dynamische und flexible Gestaltung. So konnten Teilnehmende selbst entscheiden, ob sie eine oder mehrere Stationen mitverfolgen wollen. Auch die Verkehrsmittel zu den einzelnen Stationen entlang der Route konnten sie wählen. Die Anwohnenden wurden sowohl über digitale Bewerbungsformate wie Websites und Social-Media-Kanäle, als auch über analoge Aushänge, Flyeraktionen und lokale Pressearbeit aktiviert.

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Praxisbeispiel: Crowd-Mapping als Beteiligungsformat in Rosenheim

Zur Beteiligung der Öffentlichkeit wurde in Rosenheim eine Beteiligungswebsite eingerichtet, auf der in einem vorgegebenen Zeitraum anhand digitaler Karten Ideen und Vorschläge eingereicht werden konnten (Crowdmapping). Im Rahmen des Crowdmappings konnten die Teilnehmenden gegenseitig Einträge liken oder disliken. Dieses Stimmungsbild zu den Themenbereichen Stadtplanung und Freiraum, Mobilität, Dienstleistungen und Partizipation sowie Stadtverwaltung und Digitalisierung gab einen wesentlichen Impuls für den weiteren Erarbeitungsprozess. Zusätzlich konnte Feedback zu Kernaussagen aus dem Leitbildprozess und ersten Zielformulierungen des IDEKs gegeben werden.

Praxisbeispiel: Ein Markt der Möglichkeiten für den Handlungsraum 3 in München

Neben verschiedenen Stakeholder-Workshops und digitalen Beteiligungsformaten wurde im Handlungsraum 3 zur Bewertung des IDEK-Leitbilds und der daraus abgeleiteten Maßnahmenvorschläge eine Öffentlichkeitsveranstaltung in Präsenz durchgeführt: der Markt der Möglichkeiten. Zu der Veranstaltung wurden auch Vertreter/-innen von lokalen Digitalisierungsprojekten eingeladen. Anwohnende hatten die Möglichkeit, im Rahmen einer Plakatausstellung ins Gespräch mit verschiedenen Stakeholdern im Gebiet zu kommen, Feedback zu den Maßnahmen und Hinweise zu geben, die anschließend in die Fertigstellung des IDEKs einbezogen wurden.

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